Ferramentas para automação de coworking: o futuro chegou

Conhecer as ferramentas de automação para coworking é essencial para trazer novos resultados para seu espaço compartilhado. Veja as soluções!

 

 

A tecnologia está por toda parte e, diante dos desafios e das possibilidades dos espaços compartilhados, também deve fazer parte dos coworkings. Para tanto, o uso de ferramentas de automação é uma tendência que tem ganhado cada vez mais força.

Porém, para automatizar o coworking é preciso pensar na experiência, nas necessidades e nas melhores possibilidades existentes. Na prática, há várias soluções que podem ser adotadas — e cada uma traz resultados únicos.

A tecnologia a favor do conforto e da experiência

A tecnologia não serve apenas para trazer mais eficiência e produtividade, por exemplo. Ela também pode ser útil para tornar única a experiência do ambiente compartilhado, garantindo muito mais satisfação para os coworkers que escolhem seu espaço.

Quer um exemplo? O uso de vending machines! As famosas máquinas automáticas evoluíram e, hoje, oferecem muito mais que snacks rápidos e refrigerantes.

Um exemplo é dado pela Evino, e-commerce de vinhos. A empresa fez uma parceria com a WeWork e disponibilizou um protótipo de vending machine em forma de adega para quem quiser beber um vinho em lata ou garrafa.

Também é possível apostar em vending machines de café e outras opções de bebida para contemplar o público de forma ampla.

A união entre ferramentas de automação e a gestão

Automatizar o coworking também é uma decisão que pode ser tomada “nos bastidores”. É o caso de selecionar recursos que são focados mais na gestão e que ajudam a garantir que o espaço esteja sempre pronto para receber os coworkers da melhor maneira.

Um sistema de gestão é um bom exemplo. Por meio dele, pode-se garantir uma atuação mais eficiente, com controle do desempenho, planejamento de atividades e facilitação na tomada de decisão.

Ao mesmo tempo, o uso de recursos do tipo não se limita aos gestores, sabia? Dependendo das ferramentas de automação escolhidas, os próprios coworkers podem ser impactados positivamente.

Veja só: um sistema de gestão que favoreça a reserva da sala de reunião permitirá que cada um escolha quando e por quanto tempo precisa usar o espaço, sem dificuldades. Já uma ferramenta que facilite a comunicação e a divulgação de eventos pode até estimular o senso de comunidade.

Então, não se trata apenas de ganhar eficiência, mas também de facilitar o dia a dia e de adicionar conveniência para todos.

A automatização de coworking para o acesso

Além de tudo, a tecnologia pode estar ligada à segurança de todos no ambiente. A automação focada nessa questão pode ser útil para deixar o espaço mais protegido para todos, ao mesmo tempo em que pode facilitar o cuidado por parte da administração.

O uso de alarmes, sistemas de monitoramento e outros recursos pode ser uma forma de deixar o ambiente mais protegido, mas essas não são as únicas escolhas. Também é fundamental considerar o controle de acesso, já que isso interfere diretamente em quem pode usar o espaço e na segurança de todos os outros.

Na busca por uma solução nesse sentido, você pode se deparar com a Keyset, uma solução inteligente e que pode ser adotada por coworkings.

 

 

De acordo com André Ferraz, CEO da empresa, “a Keyset nasceu com a missão de revolucionar a forma como gestores e usuários utilizam e interagem com espaços compartilhados, sejam estes escritórios, coworkings, condomínios, empresas ou residências”.

Para que isso seja possível a Keyset utiliza um sistema na nuvem com base na Internet das Coisas (IoT) e que permite o acesso a espaços pela abertura de portas, cancelas, portões e catracas com uso do smartphone conectado à internet.

O papel do histórico completo de acesso

Segundo André, a solução se destaca porque também foca em oferecer um registro completo de todas as movimentações.

“A Keyset oferece aos clientes um histórico detalhado de cada acesso feito, com informações como nome, dia e hora em que determinada pessoa acessou o espaço. É possível estabelecer limitações quanto a dias da semana e horários permitidos para cada usuário”, explica.

Isso é essencial para os coworkings, já que cada usuário pode contratar um número específico de horas na semana ou no mês ou o acesso em períodos pontuais.

O melhor é que não é apenas a entrada a ser registrada, o que permite entender por completo a forma de uso do espaço e o tempo decorrido.

“Oferecemos um sistema de check-in e checkout pelo app que permite registrar tanto a entrada quanto a saída dos clientes de forma que os administradores do coworking passam a ter um registro preciso do tempo de permanência ou utilização de uma sala de reunião ou outro espaço”, pontua.

Além de tudo, a solução pensa nos novos desafios, como os que foram trazidos pela pandemia do novo coronavírus e as regras de distanciamento e capacidade dos espaços. É o que conta André:

“É possível programar aberturas e travamentos automáticos por horário e estabelecer uma lotação máxima para cada sala tendo em vista as restrições devido à pandemia. Também é possível criar eventos com convites que permitem abrir as portas durante um período limitado, sem a necessidade de um cadastro no app”.

“Análise os dados de utilização do seu espaço de coworking.”

Ao final, é possível ter acesso a todos os dados estatísticos sobre a utilização do espaço, o que pode embasar uma tomada de decisão melhor.

Uma solução para vários problemas

A Keyset também se diferencia porque ela busca mais que ser uma ferramenta de automação — o objetivo é solucionar problemas frequentes que ocorrem no coworking.

“Se você gerencia espaços compartilhados, com certeza já se viu enfrentando dificuldades com o uso de chaves tradicionais. As cópias são caras e facilmente perdidas, você não tem controle de quantas cópias poderão ser feitas sem a sua autorização e sempre tem aquele que leva a chave e não devolve nunca mais”, comenta André.

Além disso, a simples decisão de uso de tecnologia pode não ser suficiente para resolver as questões.

“Mesmo que você tenha decidido modernizar seu controle de acesso, é possível que você tenha dificuldades na aquisição e gestão de cartões de acesso, custo dos aparelhos, perdas e dificuldade no cadastro e remoção de cartões autorizados. Isso sem falar que, em muitos sistemas, uma simples consulta ao histórico de acessos é impossível ou muito complicada”, continua.

Para piorar, o uso de biometria, que poderia solucionar o problema, pode não ser viável em todos os casos — ainda mais durante a pandemia. Nesse cenário, o risco de contaminação se eleva bastante, o que torna o uso de uma solução em nuvem ideal.

Os impactos em espaços compartilhados

Sobre os efeitos que já podem ser percebidos, André conta que muitos modelos de negócios têm aproveitado a automatização e a simplificação que a solução oferece, tanto na contratação, quanto no aprimoramento do onboarding e no desligamento de clientes.

“Muitos coworkings relatam uma melhora na experiência e percepção que seus clientes têm ao contratarem nosso sistema de controle de acesso. Os proprietários têm controle total sobre quem tem acesso ao espaço e uma segurança maior. Os gestores podem realizar a abertura das portas de qualquer lugar do mundo. Temos clientes cuja recepção do espaço já funciona em caráter home office”, explica.

Além de tudo, André comenta que a solução pode tornar a cobrança mais justa. Com dados precisos sobre a utilização do espaço, é possível fazer com que cada um só pague pelo que realmente usar.

As portas abertas para o futuro

Em relação às expectativas para o futuro, André pontua que a Keyset vem trabalhando para se tornar referência no mercado de coworking. A empresa está ciente das necessidades e dos novos desafios que os espaços compartilhados enfrentam, em especial pela pandemia, e querem trazer funcionalidades que ajudem nisso.

“Nossa visão de futuro inclui a melhora da experiência geral de atendimento e o uso de escritórios compartilhados com a utilização de inteligência artificial e integração com outros sistemas ERP e de segurança predial”, conclui.

Com as ferramentas para automação, seu espaço poderá ser mais seguro, prático e funcional. Dessa forma, tanto a gestão quanto os coworkers podem se beneficiar dessas decisões.

 

Fonte: Coworking Brasil

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